Re: [請益] 事務所的軟體 (Excel基本操作

作者: noworneverev (小朋友)   2017-11-25 01:32:01
原文恕刪
小弟事務所菜逼巴+Excel新手,
斗膽來分享一下我平常上班時會用的一些功能,歡迎指教
圖文版:https://noworneverev.github.io/2017/11/25/excel-basic/
*快捷鍵:
─┬─────────┬────────┐
1.│ Ctrl + C │ 複製 │
─┼─────────┼────────┤
2.│ Ctrl + X │ 剪下 │
─┼─────────┼────────┤
3.│ Ctrl + V │ 貼上 │
─┼─────────┼────────┤
4.│ Ctrl + Alt + V │ 選擇性貼上 │
─┼─────────┼────────┤
5.│ Ctrl + B 或 + 2│ 粗體 │
─┼─────────┼────────┤
6.│ Ctrl + A │ 全選 │
─┼─────────┼────────┤
7.│ Ctrl + Z │ 還原 │
─┼─────────┼────────┤
8.│ Ctrl + F │ 尋找 │
─┼─────────┼────────┤
9.│ Ctrl + H │ 取代 │
─┼─────────┼────────┤
10│ Ctrl + P │ 列印 │
─┼─────────┼────────┤
11│ Ctrl + 1 │ 開啟儲存格格式 │
─┼─────────┼────────┤
12│ Ctrl + D │ 向下填滿 │
─┼─────────┼────────┤
13│ Ctrl + PgDn │ 下一張工作表 │
─┼─────────┼────────┤
14│ Ctrl + PgUp │ 上一張工作表 │
─┼─────────┼────────┤
15│ Alt + = │ 向上加總 │
─┴─────────┴────────┘
*公式
基本概念:Excel中冒號(:)表連續,錢錢符號($)表絕對位置
公式(Function)有幾個前括弧就要有幾個後括弧
單引號(')會將該儲存格轉成文字格式
*範例檔下載:https://goo.gl/WFdbcG
1. =Sumif(準則範圍, 加總準則, [加總範圍])
若沒有加總儲存格的範圍,默認加總範圍為準則範圍
例如用"a"這個tickmark來標示你要加總的地方(A1:A4),
把"a"打在如[B1]、[B2]儲存格
│A │B
┼─┼────
│1 │a
┼─┼────
│2 │a
┼─┼────
│3 │
┼─┼────
│4 │
┼─┼────
=Sumif($B:$B, "a", $A:$A) = 3
在打公式時按F4將該範圍變成絕對位置,
如此公式才不會在複製時就跑掉,
一般Excel的公式都是相對位置,
所以例如複製[A11]=Sum(A1:A10)到[B11]時公式會自動變成=Sum(B1:B10)。
上面Sumif是加總,如果Countif就計數,概念差不多
2. =vlookup(你要找的值, 在哪裡找, 回傳第幾欄, 是否完全符合)
用到爛的vlookup,大部分人找值都是用這個函數,無腦又好用
│A │B
┼─┼───────────────
│1 │=vlookup(A1, $C:$E, 2, false) = PPT
┼─┼───────────────
│2 │=vlookup(A2, $C:$E, 2, false) = PTT
┼─┼───────────────
│3 │#N/A
┼─┼───────────────
│4 │#N/A
┼─┼───────────────
資料來源:
│C │D
┼─┼───────────────
│2 │PTT
┼─┼───────────────
│6 │
┼─┼───────────────
│1 │PPT
┼─┼───────────────
│7 │
┼─┼───────────────
為了避免因為資料來源沒該筆查找資料而跑出#N/A的狀況
我會將公式改寫成=IFERROR(vlookup(A1, $C:$E, 2, false),"")
多個IFERROR來進行錯誤處理,將#N/A變空白""
VLOOKUP還有一個限制是它只能尋找表格陣列最左邊的欄中的值,
當然可以自己整理一下表格什麼的處理,
不過Excel還有INDEX和MATCH可以來完美取代VLOOKUP,
查找大量資料時經過實測速度也是屌打VLOOKUP
官方文件:
MATCH 函數會搜尋儲存格範圍中的指定項目,並傳回該項目於該範圍中的相對位置。
例如,若範圍 A1:A3 中含有值 5、25 及 38,則公式 =MATCH(25,A1:A3,0) 會傳回數字
2,因為 25 是範圍中的第二個項目。
INDEX的使用方法為:=INDEX(資料來源, 第幾列, 第幾欄)
所以基本的概念就是,用MATCH先找到你的資料是第幾列,再指定你要回傳的欄位
=INDEX(資料來源, MATCH(~~~), 欄位)
範例檔有一個簡易匯率表用INDEX & MATCH來完成可參考
3. =IF(logic_test, if True, if False)
IF公式也是常用的前幾名,IF...Then...ELSE
常搭配AND()公式使用,=AND(1=1,2=2,3=3) 傳回TRUE
=AND(1=1,2=2,3=2) 傳回FALSE 用作邏輯測試判斷TRUE or False
另外可以寫成巢狀來處理更多的情況
IF(logic_test, if True, if(logic_test, if True, if(logic_test, if True,false)))
範例檔有一個隨便寫的巢狀公式可參考
因為Excel公式都要寫成一行,如果真的遇到要寫巢狀公式時,
可以拿紙筆出來實際寫較有感覺
IF...THEN
xxx
ELSE IF
xxx
ELSE IF
xxx
ELSE
xxx
END IF
樞紐拉一拉的東西好像沒什麼好說的,另外還有篩選也是很重要
不過我現在都用自己寫的篩選,有點脫離Excel內建的功能,有時間再分享
作者: czy1992 (清秀的胡蘿蔔)   2017-11-25 01:37:00
太強悍了!必須推一個
作者: kenny850317 (ggsunbelin)   2017-11-25 02:36:00
推好文
作者: thbetray (遠遠的 。)   2017-11-25 03:25:00
作者: participate   2017-11-25 08:02:00
推 實用
作者: myth0422   2017-11-25 08:40:00
明明就EXCEL高手 真是謙虛了
作者: amyjoey (amy91)   2017-11-25 08:59:00
推推
作者: Nccjia (花栗鼠)   2017-11-25 09:04:00
作者: qazedc97 (~~~~~)   2017-11-25 09:18:00
PUSH!
作者: a0970969135 (ian)   2017-11-25 09:33:00
推,謝謝:)))
作者: kh2702 (kh)   2017-11-25 10:03:00
還不錯
作者: blackteashop   2017-11-25 10:08:00
開課囉!推推
作者: l8912000 (許董)   2017-11-25 10:33:00
作者: Ewighket (EWIGHKET)   2017-11-25 10:33:00
作者: nochipupu (Nick)   2017-11-25 11:01:00
作者: pinkgloomy   2017-11-25 11:30:00
作者: suhsuan829 (小纖)   2017-11-25 11:40:00
推推
作者: sweet79731   2017-11-25 11:58:00
這一篇文章值 986 Ptt幣 最近做內控才有空對吧
作者: holykaoo (holy_kaoo)   2017-11-25 12:49:00
得推
作者: lyly555 (lyly555)   2017-11-25 13:14:00
作者: beefer6281 (beefer6281)   2017-11-25 13:52:00
謝謝
作者: ilikefalali (Rex)   2017-11-25 13:58:00
作者: stcr3011 (MurMur_Steven)   2017-11-25 16:27:00
大推一個
作者: ifalmost (如果有一天)   2017-11-25 17:12:00
作者: wowlalow (傻瓜蛋)   2017-11-25 17:26:00
作者: saffron   2017-11-25 19:29:00
作者: Bien (比樣)   2017-11-25 20:02:00
推推
作者: zoopreme2006 (nexus7)   2017-11-25 22:52:00
作者: anguskenneth (考生)   2017-11-26 00:20:00
作者: asd123159 (小傑)   2017-11-26 00:38:00
作者: book3433 (Book)   2017-11-26 10:23:00
作者: kpckpc (kpc)   2017-11-26 10:41:00
作者: ppoo4413 (ppoo4413)   2017-11-26 14:53:00
作者: jeremyZH (阿盛)   2017-11-26 15:58:00
作者: w656yl4ej (想不到)   2017-11-26 19:20:00
作者: wow777 (yuyuyu)   2017-11-26 23:05:00
作者: goddioshaha   2017-11-26 23:09:00
作者: Mochi0506 (麻糬柴)   2017-11-26 23:39:00
作者: sandy3542200 (sandy35422000)   2017-11-27 00:40:00
推推
作者: segaboy (土城勤王黨)   2017-11-27 14:53:00
大推,受益良多
作者: Leifox   2017-11-27 22:57:00
實用又明瞭說明太強大了!!!
作者: gab7912 (ALc)   2017-11-27 23:54:00
作者: ZZZZ0 (問號)   2017-11-30 23:22:00
高手高高手

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