[職場] 該怎麼引導新任同事

作者: foreword (you will be assimilated)   2017-05-19 12:19:04
背景:
辦公室只有我和另一位到職約三個月的新同事(在私人企業有多年工作經驗)。
我是在學校裡擔任大型計畫的專任助理。
工作是按週期舉辦全國性的固定事件(內容偏學術),
基本內容不變,但辦理模式會逐次有改變。
工作內容對同事來說是陌生的。
工作有SOP跟按時間跟工作事件登記的工作紀錄,
雖然記錄有點亂,但因為是根據SOP架構所寫的,其實兩者可以搭配看。
需要花時間熟悉。
狀況:
新同事處理事情會很習慣問我事實性的資料/問題,
比如說,某個事件是多少人、是哪一天到哪一天。
一開始會直接告訴她資料在哪裡,跟為什麼會在這個位置(電腦硬碟)。
過一段時間後,應該要請他先自己找到資料位置再跟我確認;
這樣我可以知道他對於計畫的瞭解程度在哪裡,需要加強訓練的地方有哪些。
但似乎他只想要某個事實而已。所以他其實不會找資料,而是直接問。
困擾在於我覺得這樣的模式會讓我負擔很大,
而且這樣並沒有辦法讓對方熟悉計畫,
有時候會讓我產生「莫非接下來我要讓你連問好幾年」的感受。
同樣地,在處理事情上,他也習慣問我以前怎麼處理。
如果是非常routine的事情,我會告訴他;
如果不是,我會告訴他這件事情可能需要考慮的地方,請他自行決定。
當然他也會問我「你覺得應該怎麼處理?」。
由於某些部分並非我曾負責過的,只有曾經一起思考討論,
顧慮的方向沒有足夠全面,所以想得沒有很透徹。
但是對方似乎會忽略我請他考慮的其他部分,完全只根據我提出的幾點辦事,
同時也這樣回應主管(例如:我按OO說的做),主管倒是不會為此為難我。
總結是現在有點不知道該怎麼辦,才能讓對方瞭解要先思考該怎麼做再問。
又怕太堅持,會讓同事不敢問,埋頭苦作白費功夫。
不知道大家有沒有這樣的經驗?
作者: RelativeBear (RelativeBear)   2017-05-19 17:50:00
常規的事情你可以請他抄筆記,之後他問就叫他看筆記至於其他的部份也是你就先講解一次給他看,之後就叫他回想你講過什麼
作者: acerhp (電腦)   2017-05-19 19:06:00
先請他嘗試看看,這樣她才能更快上手,有問題再問你他大概是怕出錯,試用期不過吧
作者: alice78226 (紫)   2017-05-19 19:13:00
在做事方面他把你當下屬,他出張嘴你就幫要做大部分的事,在承擔責任的時候就變成你的下屬,甚麼都是你的責任,像樓上們建議的請他要抄筆記,製作一份自己工作的sop,但這件事務必要先跟主管反映,表示他的學習狀況有待改進,你希望採取不同的措施。
作者: sad3 (投籃前的努力)   2017-05-19 21:15:00
才三個月...你可以直接回答她在硬碟裡面找資料就好啦...大型計劃一定會有期程,你可以把以前的資料提供給他參考不過我也遇過那種有多年工作經驗的其實也不見得很厲害他以前工作可能只是主管交辦雜事工作的小助理在文書軟體方面的能力很差,應對反應靈活度也不夠好...
作者: AMPM ( )   2017-05-20 13:16:00
我是妳的話 會花時間做出來一份 詳盡工作資料文字檔 請她自己去看那份來操作 如果上面沒寫到的 就是妳也不知道 請她自己要有獨立作業的能力
作者: acerhp (電腦)   2017-05-21 14:29:00
我覺得樓上提議很好,但以她同事很愛推卸是原po教的還是不要寫這種操作書,免的吃力,寫不好又多把柄

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