[請益] 例行水電費用核銷請款

作者: z04   2018-08-01 21:40:09
目前業務管理幾個社區多戶房舍,每月皆有例行水電費用需繳納,
實在是不勝其擾,想請教版友是否有方法可以簡化墊付核銷流程。
簡述目前的處理狀況:
每月大概固定時間會有一疊帳單送到我的桌上,將信一一拆封這樣的小事
數量一多,花的時間也不容小覷;把信全部拆封後,必須核對帳單地址
有沒有不該繳納的帳單參雜進去;確定沒問題後,把帳單拿到便利商店墊付繳掉
,並逐筆確認店員有蓋到收費章;為了日後查詢還需要將收據掃描存檔;
收據核銷請款部分,因為每個社區有自己的專戶,必須把信件依社區分類
製作黏貼憑證,並整理所有繳費住址列於黏貼憑證後,給會計單位參考。
數量一多難免易生錯漏,一個粗心結果就是退回重送,覺得這方面佔據了太多
的上班時間,許多更需要用心思考的工作項目,因為趕進度常會有囫圇吞棗
的情況...;在機關內得到的回應似乎是無解,是否有辦法簡化流程或像民間
約定信用卡自動扣繳,希望版友能提供意見增加我的行政能量,謝謝大家。
作者: DioGeNeS (DioGeNeS)   2018-08-01 21:55:00
中市財政局有在推市庫轉帳繳納費款,你可以參考看看
作者: Ouiful (一事無成)   2018-08-01 22:08:00
要不要參考出納的零用金制度,看能不能一次拿大概半年份
作者: tigerking (心)   2018-08-01 22:17:00
用採購卡轉帳代扣應該可行。
作者: voicert (seibu lions)   2018-08-01 22:50:00
約定自各個帳戶自動扣款,然後每月各自辦理核銷轉正
作者: cle031 (傲慢與偏見)   2018-08-01 23:16:00
採購卡+1,可免去超商繳款的步驟
作者: eno4022 (eno)   2018-08-02 07:14:00
我們沒有收據掃描這個步驟,其實也沒必要一來現在超商繳費還會出錯的機率很低,二來真的出問題收據正本還在也不是不能去查。考慮到效益,掃描沒必要做個excel記錄就好了
作者: fc1125 (ccc)   2018-08-02 08:10:00
用採購卡代扣+1,直接問採購卡銀行對口比較清楚吧
作者: z04   2018-08-02 08:37:00
收據正本在請款時就送會計存查囉
作者: Pojin (oPTTo阿尼)   2018-08-02 13:52:00
水電都可以直接轉帳給台水台電公司,再用收據銷帳
作者: aguey (aguey)   2018-08-02 20:52:00
用隨機碼繳費,立意不錯,但方法很原始(3組)落後,不如直接拿帳單去繳便利

Links booklink

Contact Us: admin [ a t ] ucptt.com