【經濟日報╱編譯余曉惠】2014.09.14 10:21 am
圖／經濟日報，情境圖
是否常覺得每天忙得焦頭爛 額？每當忙碌的一天結束 ，在加州擔任高中部主任的索提
諾，總是想不起來自己完成什麼 工作，「我覺得自己大部分時間 在滅火，沒有時間從事
更多策略 性和前瞻性的工作，為學校帶來 更大的變化」。
索提諾決定到史丹佛大學參加 研習營，學習如何簡化工作流程 ，不再浪費時間。
她學到如何更有效規劃時間、 把分散注意力的事務減到最少； 她還要求自己有條不紊完
成工作 ，絕不拖延，同時定期清理電子 信箱和辦公區。
想提高效率並不容易。在全球 化下，競爭日益激烈、技術進步 快得令人窒息，讓員工很
難一面 應付不斷增加的工作量，一面維 持生活與工作的平衡。
幸好，專家說，稍微調整員工 對工作的看法，可以大大提升工 作效率。
一次只專注一項工作
先從決定重要工作下手，然後 想辦法在一天裡擠出幾段不受打 擾的工作時間。史丹佛大
學2009 年的研究指出，同時進行好幾件 工作的效率，比不上專心在一件 工作上。許多
自詡能同時完成多 項工作的人，往往無法過濾掉不 相干的資訊，結果是拖累工作表 現
。
篩選與回覆重要的電子郵件或訊息
安排特定時間檢查電子郵件和 簡訊，不要一收到馬上讀。員工 可以更改信箱設定，把老
闆等重 要發件人的來信標示為重要信件 。試著從容回覆訊息。許多現代 人習慣發出電
子郵件或簡訊後立 即得到回應，但這不僅不切實際 ，還往往事倍功半。
每個工作場所都有最偏好的溝 通方式，卻不一定最有效率。改 變會阻礙同事溝通的工具
，如果 不能用一封電子郵件溝通，不妨 直接打電話、傳訊息或乾脆當面 談。
決定優先工作事項
試著了解同事的工作內容，和 他們的動機，這可能是許多辦公 室衝突的起因。更重要的
是了解 頂頭上司做決定的動機。很多人 會追隨同事的主流觀點看待老闆 ，但往往不正
確。多了解老闆一 些，往往能更容易「推銷」有利 於部門或公司改變的措施。
和老闆一起決定優先處理哪些 重要工作，刪去沒效率的工作。 身為員工的你可能覺得這
麼做很 冒險，但積極一點會讓老闆留下 深刻印象。
與同事合作可簡化工作流程
展開新工作之前要搞清楚指令 ，同時爭取上司和同事的關注。
如果覺得自己一個人無法處理某 些事，不必硬著頭皮去做或為此 焦慮難安。可以召集同
事一起討 論，讓同事變成支持團體。與同 事合作有助於簡化工作流程。
【2014/09/14 經濟日報】@ http://udn.com/
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