小弟目前在公司擔任採購一職
就公司當前的制度而言，下採購單給供應商的程序如下：
傳真採購單給供應商→廠商確認後會回傳該採購單給我方
如果有交期上的調整或其他狀況，一併會備註在上頭
目前合作的廠商中，大概有8~9成都會配合回傳
現在問題來了
假如在傳真的過程中，因為某些未知的狀況
導致供應商沒有收到我方所傳真的採購單
但採購方卻認為該單已經傳出去了
在如此的陰錯陽差之下
最終可能會有工廠無料可生產/影響生產排程等情形產生
畢竟有時候一天所傳出的採購單數量也不算少
若是一通一通打電話給對方詢問有沒有收到
總覺得這樣的做事方法很沒效率
所以在這邊特別想請教有採購經驗的前輩們
你們是如何確保供應商有收到採購單的呢?
或是有什麼方法可以管理這一塊呢? 謝謝

通常會要求供應商幾天內要回傳(2~3天)，過期限後再電話確認是不是沒有收到，大概抓一個禮拜內要收回所有發出去的新訂單，一個禮拜的作業應不影響工廠作業

通常傳了會在兩天後檢查是否都有收到，沒有就直接打過去請工廠當天回簽

傳真了要打電話確認還有mail掃描檔

傳真當下打電話或發mail

電話呀 才幾分鐘的功夫

真的急的事情或是關於錢的事情，多打通電話確認不為過吧

簽名回傳…

最基本也是要通電話(or加上mail)做確認

重要的聯繫事項(傳真或email)都要當下電話確認有無收到 並請對方盡快簽回 否則一旦對方有疏失 有收到也硬要推說沒收到

電話確認(索命連環摳)、簽名回傳(留底當證據)都是很好用的

如果不想電話一通一通打，可以發mail給全部的廠商(用密件副本就不會讓廠商email外洩)，告知他們有傳真採購單，請於規定天數內回傳

請導入EDI

傳一張就打一通電話，如果一天傳個10張，供應商也會覺得你很煩!就抓個三天，沒收到回傳再打電話問

謝謝前輩們的踴躍回覆 :) 依目前的狀況來說，量大時一天會傳個15~30張報價單給供應商 所以我應該會採取"記錄"的方式，如果3天後沒收到供應商的回傳，再打電話過去詢問再次感謝大家提供經驗&討論!

供應商業務不會一直追訂單嗎？

現代人都不用電話嘛

MAIL提醒後去電到底有多少供應商，會算浪費時間沒有效率？確認電話一通只要3-5分鐘，而且只要打沒有回報的廠商而且去電時請對方下次記得回報，正常公司提醒個兩三次就不會忘了