※ 引述《xiaoyingyu (xiaoyingyu)》之銘言:
: 但只要需要接電話或打電話我總是會莫名緊張
: 有時候還會被自己的電話響嚇到(辦公室很安靜)
: 手會微微顫抖、心跳加速、流手汗、腦袋容易短路或空白
: 電話講了大概30秒後腦袋會恢復正常
: (剛開始會慌亂 反應都比較直接 但打來的人通常都滿急的 可能語速很快或很衝我就會
: 更緊張)
: 但緊張的感覺常常讓我事後很後悔
: 因為太緊張聽不清楚 會需要對方重述
: 或是不自覺重述對方的話(你是指____對嗎?)
原文太長,請恕我留下比較重點的部份
分析一下緊張的原因:1.未知(腦袋空白) 2.對方講話太快
另外一個值得注意的事:1.接電話的頻率不高 2.打來的人都很急
知道這兩個原因之後就比較好處理了
首先,請你先以方便但好整理的方式,進行電話應對檢討(筆記本或電子化都可以)
接下來針對檢討的內容,進行流程改善
並針對 5W+1H 擬出sop,通常會是這樣的
一 、你是撥話者:這時你是主動,所以事前可以有比較多的準備
1.為何要打這通電話(Why):我真的遇過很多人,沒想好就打來…請撥號前先想想
2.對象(Who):通話對象
3.目的(What):溝通的議題
4.方式(How):如何和對方合作達成目的
5.時間(When):「目的」的期限
6.地點(Where):「目的」的完成查核方式,如以email或者電話再度聯絡…等
通常,「目的」及「方式」都會有很多項
請善用TODO List,先把「一定要確認」的事項列下來
以上你都想好,準備好之後,再打電話。
二、你是受話者:這時是被動的,常常因為對方口氣很急,所以你緊張
這裡就更簡單了,為何要你先模擬你是撥話者呢?
因為這裡只要列出上面的 5W1H 填空就好了!
隨手找張紙,把上述的問題都記錄下來,如果對方沒有提,就問清楚
剛開始會不知所措,所以需要你先做通話紀錄
其實工作就那些,每通電話的流程也不會差太多
練習整理如何在別人一股腦丟東西給你的時候,迅速的抓重點
也可以先把整理好的流程寫在便條紙上,貼在電話附近
其實說那麼多,要訣就只有四個字「事先準備」
以上方法都可以視你的工作內容或者習慣做刪減、應用
但是最重要的是事先準備好
準備好,知道要做什麼,自然就不會緊張了 :)
以上,秘書的小小心得,應該有幫助