社團營運概念

作者: jamihan1981 (阿康)   2007-09-30 00:36:12
要講社團的營運之前,我們現看看現在很多社團的營運狀況(我不敢說是所有)
自然就會發現有一個很規律的循環在
情況是這樣子的:
社團當中,無法提供足夠的向心裡來確實的留住社員。以致於每次社團展覽時
有許許多多的學弟妹對自己的社團有興趣,到期初之後繳費社員的人數不但無
法提升,連有興趣的人都開始大幅減少。
每次參加活動的人越來越少,幹部們越來越沒有成就感,就越來越不想辦活動。
沒有好的活動,就吸引不了人來參加。於是,這樣子的人數減少的狀況一直持
續下去,到了學期末準備交接的時候,竟找不到半個可以接下幹部的社員,更
不用說是自動接下幹部的人了。
情況繼續延燒下去,下一屆的幹部們因為人數少,加上訓練又不夠,體會的也
不多,於是他們雖然非常用心的辦活動,但品質卻往往不如預期。他們光要舉
辦一個可以被接受的活動就已經焦頭爛額,也因此品質被犧牲了,而理想也被
犧牲了。這樣的結果讓更下面的學弟妹更不想來參加,而維持活動的最低品質
也變的越來越困難。而幹部們也因為無法吸引到更多的學弟妹,無法把社團壯
大而感到更深的沮喪。
再回頭看看這些已經褪下幹部職位,當上學長姐的這些前幹部們。無法用自己
的經驗去成功的幫助學弟妹,或因為過去經營不好的夢魘而拒絕去幫助學弟妹。
讓這些在幹部位置上的學弟妹更加不知所措,對自己的活動更加灰心喪志。
最後,可以跑得快跑,跑不掉的擺著給他爛,等著下一屆的學弟妹或以前的學
長姐來收拾。
上面這個情景,我想一點都不罕見。說的更誇張一點,東華、花師、慈濟三間
學校裡的過半數以上的社團,也不斷的再上演這個戲碼。
從上面這個很常見的狀況裡,我們可以歸納出幾個元素。稍微排列組合一下,
加上幾個箭頭,擬就可以很清楚的看到社團經營運作的規則。
元素有:學長姐(能力),幹部(能力),活動品質,社員多寡,以及成就感
能力簡單的來說就是一個人的本領。不管是教育學弟妹的,領導的,或者是把
理想說的天花亂墜,讓所有學弟妹都迷的東倒西歪的,都可以算是。
而活動泛指的是所有社團做出來的事情,所有社團可以提供的服務,包括社課、
出遊、觀測、甚至自己辦的幹部訓練,都在其中
品質,在字典上面的解釋是〝物品的質地〞,而我們這裡把他定位成一個活動
辦的好不好,有沒有切合他原本設計時的目的,達到的目標,或讓所有參加的
伙伴們都能夠體會到設計者希望他體會的情感,或是理想,或是熱情!
成就感,字典上面是這樣子寫的〝付出努力後有所獲得的滿足感〞。而這樣子的
滿足感可以變成動力,變成創意,變成熱情,變成任何想要的東西。這是極度有
生命力的東西。
我們把他排列,並且用箭頭畫出彼此之間的關係,我們就可看見社團運作的規則
及方法了。
┌────────────┐
│ ↓
│ ┌───────┐ │
│ │ ↓ ↓
│ 學長姐 幹部能力 ←───┐
│ 能力 │ │ │
■■ ↑ ▲▲ │ │ │
■■ └───────┘ │ │
│ ▼▼ ↓ │
│ 活動品質──→ 成就感
│ ↓ ↑
│ ↓ │
│ ↓ │
└─────────← 社員人數────┘
■■
■■ : 社員幹部訓練==> 由一般社員變成各部幹部
▲▲
▼▼ : 學長姐訓練==> 例如講師培訓,帶學弟妹的方法與心得交流等
這其中,我把他分成2個Cycle(循環)四個部分來說:
1. 基本Cycle ==> 僅侷限於當年的幹部運作 ==> 整個圖的左邊
把他拆成上下兩個部分來說
a(上半部).
如果我們擁有一群人數足夠且能力很好的幹部,勢必能夠辦出非常有品質的
活動。活動的品質一上升,好品質本身所帶來的成就感以及辦出好活動的經
驗,馬上就可以回饋到幹部自己的身上。讓幹部們本身更有能力,而且也更
有熱情及衝勁,可以辦出品質更好的活動。
b(下半部).
活動品質的提升,同時也會讓同學更願意參加活動,更願意成為社員。而參
加過活動的社員就變成了活動宣傳,讓更多的同學願意參加活動。一個活動
的參與人數變多了,相同的也會讓成就感更佳的提升。而這些成就感馬上就
匯回饋到幹部身上,讓幹部的士氣上升,更願意去舉辦活動,也更容易去學
習,更虛心的接受別人的批評並加以改進,以舉辦出更好的活動!
一年之中,如果一個社團可以做出好幾個成功的Cycle, 社團一定是強盛繁榮的!
而幹部的能力也會越來越強,用不完的熱情與士氣將會一直不斷的湧出。從圖中
可以發現,幹部的能力有太多的因素再不斷的正向加強!一直不斷的成功Cycle
幹部每個人的能力都會強到一種很誇張的境界。同時,幹部的熱情與士氣正在
隨著能力的提升而不斷成長。他們有更多的創意,更多的想法,用更短的工作時間
,做出更多的事情。甚至可以發現這時候的幹部為了自己的社團可以把命賠進去。
不只自己,還帶著一大堆社員一起往著理想的目標不斷的向前進!
2. 延伸Cycle ==> 超越一年的運作,社團的傳承延續 ==> 整個圖的右邊
分成內外兩圈來說明
a(外圈).
能力好的幹部創造出更多品質很棒的活動,吸引更多的社員加入社團。
社員人數一多,就不乏有本身能力很好,或者很有熱情,很願意承擔責任
甚至是想學如何帶領社團的社員出現。這時,我們只要在經過良好但簡單
的幹部訓練,告訴他們在自己的職位上要做些什麼事情,以及如何做好
這些事情,就可以讓這些社員們變成及有潛力的幹部。在經過幾次成功的
基本Cycle之後,這些新上任的菜鳥們馬上就變成是足以擔當社團大任的
優秀幹部了。
b(內圈).
原本能力就很好的幹部們,在褪下幹部的光環後,經由適當的訓練,讓他們
變成指導社團的指導學長姐。比如說,若社團需要的是講師,就可經由課程
設計、讀書會、或者其他充實必要知識的方法,再加上學習如何講課,就可
變成社團自我培訓的講師。或者是跟他們講要如何跟學弟妹溝通,如何讓學
弟妹跟他們一起共事,協助學弟妹們度過難關。有了優良的指導學長姐,幹
部們的能力就更能夠進一步的提升了
延伸的Cycle是以每一屆每一屆為單位的。也就是說每繞過一個延伸Cycle, 就是
又一屆新人換舊人了。同樣的,成功的Run完延伸Cycle幾次,就會有一個屹立不
搖又穩定繁榮的社團了!
你可以發現,我們剛剛在繞這些循環的時候,都是用正向的加強來敘述的。一個做好
可以帶動並且增強下一個,在增強下一個,這樣一直不斷的良性循環。社團就會像直
昇機一樣的快速起飛。
相對的,當有一個地方出錯而不去確實解決的時候,整個社團就像摔飛機一樣,一下子
就會欲振乏力。
這樣可以看的懂這個圖了嗎?
這個圖不只適用於社團而已喔,當你把裡面的元素換一下,就可以用在其他團體上了。
怎麼換呢?
┌────────────┐
│ ↓
│ ┌───────┐ │
│ │ ↓ ↓
│ 幹部 員 工 ←───┐
│ 能力 │ │ │
■■ ↑ ▲▲ │ │ │
■■ └───────┘ │ │
│ ▼▼ ↓ │
│ 產品品質──→ 成就感
│ ↓ ↑
│ ↓ │
│ ↓ │
└────────← 獲 利 ────┘
■■
■■ : 新進職員訓練
▲▲
▼▼ : 新進幹部訓練
看出來了嗎?我把社團營運裡,在營運社團的幹部當成了公司裡的員工,
而活動則是公司裡所產生的產品。社員人數是我們社團最直接的獲利。而
學長姐們則是比員工更高階的公司幹部。
回到我們一開始提到的社團運作圖。
這只是一個很簡單的示意圖,這裡面有許多必須要去做的事情。比如說:社員
不是人數一上升就一定會留在社團裡,還要去管理跟組織他們才行。而這些事
情,就是每一個元素要正向加強的時候,所需要的東西。而這也就是我們往後
會持續討論的東西(?我實在沒把握能夠一直寫下去...XD)。
把他稍微整理一下,後面就有更多實際運作的東西可以講。
<幹部能力>
1. 幹部對社團的向心力
2. 幹部對自己職位的瞭解程度
3. 組織是否良好,運作是否得宜
4. 團體內的溝通是否順暢
<社員>
1. 良好的活動品質==> 除了良好的幹部以外,還有嗎?
2. 社員對社團的向心力 ==> 可以包容一切,無限延續的目標
對社員的成功幫助:學到他想學的,認知他該認知的
此外還有學長姐的訓練,以及幹部訓練應該要做些什麼
這些都可以分開來討論。
好拉,這一篇就先寫到這樣吧!我想看了這麼多文章也是很累的(寫的人也是..= =)。
所以,我們就先在這邊打住吧!
下一篇(不知道要拖搞到何時的文章),我們要討論的是:向心力
敬請期待
JAMI
2007.09.30
作者: cloudss (the golden key)   2007-09-30 15:30:00
建翰寫得很好 來點迴響吧大家!! 狂推呀!!

Links booklink

Contact Us: admin [ a t ] ucptt.com