我不清楚你們出差的人業務性質是什麼啦
我在前公司合作過的廠商，他們到我這邊出差都會有每日工作紀錄單
上面註明
1. 日期 工作時間(幾點到幾點)
2. 工程負責人員(通常是日本原廠+台灣on site)
3. 工作項目(清楚條列今天修了什麼 改裝什麼)
4. 有無額外收費需求 (有料/無料..)
然後請我們負責的工程師(我)簽名
一方面是確認作業進度與項目，一方面也是做為他們的工作紀錄(能報加班費)
而且也能當作和我們請款的依據(如果是需要收費的項目)
不知道這種做法適不適合你們，但重點就是一切規則都在出差前說清楚...