各位版友好
今年三月在板上貼過一篇請教如何處理公司溝通問題的文
當時就暗暗下決心
等熬過這段時間 再回版上發一篇心得文
以此微薄的心意向那些在我徬徨無措時
不吝指點辦公室生存之道的版友大大致上我的謝意
以下心得 會以我先前提出的職場瓶頸作為分類
希望能給遇到類似挫折的版友一些參考 (鞠躬)
＊＊新手上路 老是出包 ＊＊
首先我承認新手上路時的那段日子確實出過不少問題
但這些經歷也讓我後來在帶新人時更能體會新手的困擾
當我寫這篇心得文時已經跳到其他公司
可能是先前磨練過了 知道如何謹慎行事 所以沒有出甚麼大亂子
如今回頭看來 我想我剛進這家讓我待得戰戰兢兢的公司時
大約是暫時代理作業的老鳥急於把超額負擔丟出來,
趕鴨子上架且忙到教一兩次基本操作就放生 直到新人出包才跳出來指責吧
(這點也是一個跟我同期的 也離職了的助理的心聲)
加上公司內部有很多從成立以來就留下的不成文老規矩
所謂蕭規曹隨 無人想去打破乃至更動
比方說
明明有買系統可以一把撈出當月業績報表,
卻仍在老一輩不知名的,
所謂“之前的人都是這樣做”的堅持下貫徹用ＥＸＣＥＬ統計業績數據
且由於公司早期無統一報表,
所以報表格式五花八門
只要助理有辦法在上面要求時調出資料,沒人會過問他的ＥＸＣＥＬ報表怎麼設定的
經歷經幾代業務,助理更迭替換,
一個人最多得一次管理三五個訂單ＸＬＳ,卻因為那是“先人遺產”
不好作出任何變革 遑論統一
於是想當然爾,
負責統計業績的小人在下我
三不五時就會遇到業務質疑我從中央系統撈出來的業績統計金額
怎麼跟他自己統計的版本有差異
當然我自己也得為剛上路時常出錯造成的信譽問題負責
因此每當金額有出入
業務第一個反應就是我做錯 而非自己的問題
加上本公司有嚴重的推責任文化 其嚴重程度
舉個真實例子
業務忘記繳交請款單據
追究責任
最後將問題歸咎在助理沒有問他這個月是否要請款
因為助理應當要知道業務固定會有哪些請款項目
卻沒盡到職責去問業務有沒有單據 要不要做帳
亦或是為了預防所謂“沒有請教相關單位”造成案件執行出問題
索性每封ＭＡＩＬ都來個全公司有關（有沾邊）單位集體大ＣＣ,
如此一旦出錯便可來個玉石俱焚 同歸於盡的大絕招
“我那時有ＣＣ ＯＯＯ部門的ＸＸＸ和ＺＺＺ和ＡＡＡ
但他們都沒有跳出來說這樣會出問題啊”
或者老董級的要求製作報表,
從上級開始一層層往下外包,收到資料後直接往上傳
只為了出包時可以說“喔 這是XX做的 我不知道他資料怎麼來的”
如此
有功勞 整碗捧去邀功說自己如何辛苦才成就了這份業績
出包就不斷把責任往下推
最後推到無處可逃的新人頭上 人人安全下莊 皆大歡喜
至於新人 誰會在乎他身上的污水是否洗得乾淨 反正是免洗的嘛!
後來我也學會了這招
把自己當成傳話機, 秉持事事有所本,有依據,可追查的理念,
每項作業都用ＥＭＡＩＬ傳給所有人
如有資訊 必註明是引述何人 哪份資料
— 當然某些人對我這樣的做法很是不滿
認為“這種小事何必還要ＭＡＩＬ出來回一次給所有人”
我也承認這樣做確實杯弓蛇影了
,可事實證明,這才是公司的生存之道
畢竟他從此沒辦法再說
"我當初明明是怎麼怎麼交代的 是助理自己搞錯的！”
或是
“都是助理資料沒有搜集好 我才沒辦法交報告”之類的話
若他氣急敗壞的（？）衝來追大約幾個小時前剛交代要做的文件,
我便打開郵件證明“你交辦的事情 我有一直在追 是ＸＸＸ部門還沒有回”
正如當初版友大人指點的那樣 會演戲 真的很重要
＊＊難解決的溝通問題＊＊
這件事情我先跳到結論,
在版上提出問題後一個月,跟Ａ難相處的問題終於見到一絲曙光
跟Ａ相處 核心重點是“維護他在公司精明能幹完美大方”的形象 ,
一切威脅此形象的問題 都是別人造成的
而這“精明能幹完美大方”的形象 具體來說是個怎樣的概念呢～
假如今天Ａ是碩士生 那我就是幫他寫碩士論文的槍手—
一點也不開玩笑
舉個例子：
某一天, 明天就要向老董經理簡報的Ａ業務在對著一整桌資料沈思了半晌後
走到我位置旁邊
請我幫他幫他將這一大疊資料彙整成一張簡明易懂的ＥＸＣＥＬ表,
至於需要做到什麼程度 需要放進哪些資訊呢？
“所有的資訊（笑）”
是的 不開玩笑
Ａ要的資料整理表
是一份不管他的口試委員提出任何刁鑽古怪問題
仍能讓他在低頭一敲電腦就能跳出標準答案的萬用報表
所以儘管這份報表已經照Ａ要求修改增添好幾次資料
Ａ仍會覺得資料不足 有待補充
可如果口試委員心血來潮
問到一個萬用報表上找不到的答案或分析數據
那麼恭喜
Ａ會說這份報表示助理整理的 他不知道為什麼會沒有答案
由於此問題乃本公司常見的通病
眾經理對此類言論見怪不怪 欣然接受此回答
繼續說A讓我弄報表這件事,
幸虧那時我正好在弄比Ａ位階略大一點的老業務的案子
借他老人家的威望推掉了這一件事情
然Ａ當時一句話至今猶言在耳
“如果你不弄的話 我只好自己加班做了”
口吻宛如是買槍手寫論文的菸酒生
要槍手額外幫他準備一張保證能100%一次輕鬆通過口試的小抄
然後槍手以最近有其他ＣＡＳＥ要忙 不能接這個案子時
遭拒絕的Ａ憤憤的說：“如果你不弄的話 我只好自己熬夜把這些資料看完了!!”
然而真正解決我倆衝突的 倒不是我終於抓到這層重點
而是一來有上面提到的老業務指派我做事 Ａ打狗得看主人
二來是部門新進一個同事
名義上是跟Ａ合作關係處理大客戶案子
但據說是為了爭重點客戶的主導權產生摩擦
這位新同事 就稱呼他阿新吧
阿新理所當然的成為Ａ職場上
一切玷污他完美精明能幹大方形象的萬惡淵藪
如今同一份報表
只要我多說一句
“有些資料是阿新那邊給的 建議還是問一下阿新的意見比較好唷！”
就能彷彿看見Ａ頭上的怨懟箭頭轉向阿新
（在此為阿新默哀87秒鐘）
跟Ａ相處會讓人不由自主想起國高中時期
班上那種氣勢凌人 喜歡霸凌別人取樂的風雲人物
做好小嘍囉給他遞水提包 拍馬吹捧
知道沒好事兼沒好報的工作盡量推拖
哪怕知道這工作交給誰誰倒楣
抱持死道友不死貧道的心情 將良知埋在家裡
日子大概也就過得去了
＊小心得＊
實在沒料到會進入一家需花大量心神磨練演技和提升迴避率的公司
在這裡 做人 比 做事 重要 含笑收割的 未必曾辛苦流汗
雖然在這奉行少做少錯
不做不錯的守舊環境裡 也有願意接納變革的上司
然而提出變革的前提是得混到經驗足以提出解決方案
並讓上司信任同意改變
可惜活到這個時間點的助理
多已經對公司制度心死
寧可重複繁雜
且 儀式性 多過 實際效用 的冗長流程
也不想提出什麼改變 給自己招來無妄之災....
這樣的環境 說好聽了是安穩 說白了就是陳腐
加上老闆大大忽然雷厲風行的要求各部門執行
他可能也不太熟悉精髓的 KPI績效管理
導致公司掀起一場離職大潮
老人將近走了2/3 我也在躊躇是否要離開
那時
偶然在網路上看到一篇文 大約就是說對某些老闆而言
拼命工作的員工就像努力跑圈圈的哈姆太郎
縱然跑得跟風火輪一樣快
不知情的哈姆太郎以為這些辛苦
是奔向升遷天堂路上免不了的荊棘磨難
哪曉得是奔跑在一個無限迴圈裡
以為熟能生巧後終於能偷得一絲喘息
老闆卻在那縫隙中 又塞入其他工作
拼命奔跑換來的僅是老闆撫掌哈哈一笑
然後用空洞的承諾和升遷大餅要求你跑得更快
更持久
看到這段話
我忽然想到同單位的其他助理離職時
由於我曾經做過和那個同事相同的工作
老闆把我叫進辦公室 要我再接下離職同事的職務
我委婉表達我除了自己的工作外
還要支援專案作業 實在無法承擔
老闆吹鬍子瞪眼睛的對我說：
『就是因為你這種做一件事情 就把其他事情放掉的態度
才會一直只能當助理！』
他似乎忘記
我已經接了助理和專案特助兩份工作
霹哩啪拉的將我罵得一文不值
當晚,我開啟了求職履歷.
之後,
我在將工作清單遞給來接坑的新人時
內心油然竄起一股推人下海的罪惡感
剛入社會的新人不知道這是兩人份的工作量
也不會知道這只是起點
那些沒在交接清單上的 暫時還回去給業務的支援作業
日後會一點一點地壓回來......
順帶一提,
經歷本番境遇
後來找新工作基本上都對儲備ＸＸ的職銜抱著懷疑的態度
面試時會私下評估若最壞的情況下
能否接受那些“專業訓練”的基層工作將成為我的正職
.
也會參考網路薪資平台或工作甘苦談分享了解該公司人員流失的主因素等等
（後來才發現
老闆另外經營的一家公司是PTT上有負評的
看起來也確實像老闆會的事
…用血淚去印證別人所說不假 只能苦笑兩聲啊！)