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這本書是由子彈筆記創始人瑞德.卡洛所寫的親筆指南,是對我的時間管理系統影響很大
的一本書。以下會從系統、實作與心法等三個方面來分享這套子彈筆記術。
【子彈筆記系統】
首先來快速介紹一下子彈筆記這套系統。我將其分成以下四個重點:
〔一、群組〕
子彈筆記是一套模組化的系統,可分成4個大核心:
1.索引
用主題和頁碼來標示內容在筆記本中的位置。
2.未來誌
記錄非當月的任務規劃(也可以說是年誌)。
3.月誌
紀錄當月的任務安排與事件。
4.日誌
記錄每日的任務與想法。
https://imgur.com/HkxVXhB
子彈筆記 4 大核心群組(截自《子彈筆記思考整理術》)
〔二、紀錄〕
相較傳統筆記多用檢查方格(□)來記錄任務,子彈筆記最大的特色就是會用各種「列點
」來記錄不同形式的內容。這也是「子彈」這名字的由來,因為列點的原文 Bullets,同
時也有子彈的意思。
使用列點在紀錄上有許多方便性。例如,瑞德.卡洛建議,一項任務在未完成時可以用點
(.)來標示,完成時就可以直接將點改成叉叉(X)。若是單純事件紀錄,則可用圈(
。)來表示。要是想針對事實、點子或觀察寫下些註記,則可以用橫線(-)來表示。甚
至你還可以客製屬於自己的列點,比如用星號(*)來標註優先項目。
https://imgur.com/xjQRDlb
子彈筆記的多元列點模式(截自《子彈筆記思考整理術》)
〔三、轉移〕
轉移指的是將子彈筆記中某處的內容,移到另外一個地方。這是子彈筆記這套系統中相當
重要的一環。關於轉移的操作細節,在下個段落談實作時會更仔細的介紹。
〔四、客製化群組〕
除了前面提到的四大核心群組,你還可以根據自己的需要設定客製化的群組筆記。比方說
,你可以建立一個目標群組,統整所有想完成的專案;或是建立一個清單群組,紀錄讀過
的書或追過的劇。非常的彈性!
【子彈筆記實作】
談完系統,接著來談些實作上的細節,幫助你更好地操作這套子彈筆記系統。
〔轉移反思〕
書中建議,當你早上準備投入工作之前,先花點時間翻閱你的子彈筆記。書中稱這個動作
叫「AM反思」。你可以檢視一下月誌,看看還有那些任務還未完成,然後再規劃日誌中
的待辦事項。透過這種方式來聚焦、釐清需要優先完成的事項。
除了AM反思,在每天工作結束前還要再做一次「PM反思」,看看今天日誌上記錄了那
些任務。完成的就畫X,如果有漏紀的項目就順手補上。如果發現已經不重要的任務,便
直接劃掉。剩下未完成的任務則可以「轉移」到明天的日誌中。這個動作叫做「日轉移」
。如果發現某些任務暫時不需要完成,也可以先移到月誌或未來誌中。
除了日轉移,在一個月快結束時還需要進行「月轉移」,將月誌中未完成的任務移到下個
月的月誌。同理,當每年快結束時,你也必須將今年未來誌的內容轉到下年度的未來誌。
這些動作雖然費工卻非常重要。藉由轉移,我們得以再次評估寫下的任務,將不再重要的
任務刪除,或是將它們移到適合完成的時間點。這樣日、月、年轉移會形成一個反思循環
,讓我們能更好地掌握需要完成的事情,而不會陷入茫茫的待辦事項海中。
https://imgur.com/zgxomxH
子彈筆記的反思循環(截自《子彈筆記思考整理術》)
〔拆解目標〕
這邊來細談一下目標的設定。很多人都會列目標,但卻常常不小心只停留在規劃階段,成
為行動的侏儒。針對這點,書中建議可以先將目標切割成所謂的「衝刺目標」。衝刺目標
有三個大原則:
1.沒有重大障礙
2.可以再規劃成明確、可執行的任務
3.有相對較短的完成期限
瑞德.卡洛形容,將長遠大目標切割成規模較小且彼此獨立的衝刺目標,就像是將馬拉松
切成數段百米短跑一樣,讓我們可以更輕鬆地進行規劃和管理。接著,只需將衝刺目標進
一步切割成任務,就能放到子彈筆記系統(日誌、月誌或未來誌)中去執行和反思了。
【子彈筆記心法】
最後分享些執行子彈筆記的心法。
〔審視為什麼〕
在執行子彈筆記的過程中,你必須不斷地問自己「為什麼」。許多時間管理系統太重視「
管理」,著重於要高效、持續地去完成待辦事項。但忙碌並不一定代表高生產力。現代管
理學之父彼得・杜拉克就說:
最徒勞無功的情況莫過於極有效率的完成毫無意義的事情。
因此,當你記下一件任務時,可以問問以下的兩個問題:
1.這項任務重要嗎?
2.這項任務非做不可嗎?
如果覺得難以判別,可以再追問自己:如果這個任務一直不完成會有什麼後果?若持續記
錄一件任務一段時間後,發現它並其實並不值得完成,此時便要果斷放手。很喜歡書中引
用李小龍所說的這句話:
不是每天增加,而是每天減少,砍掉那些不重要的東西。
子彈筆記真正的核心,就是透過不斷地紀錄、反思與轉移,強化你的當下覺察。藉由深入
地理解內心的渴望,進而找回主動權,完成真正「重要」的事,不再被各種待辦事項追著
跑。
〔來點斯多葛〕
人生總會遇到各種意外,搗亂你的執行與規劃。這種時候,斯多葛主義的思想會很有幫助
。這個古希臘哲學學派認為,面對世上種種的不可測意外,我們唯一能控制的應對這些事
情的態度。與其自怨自艾,不如轉念思考自己可以如何行動。
事實上,子彈筆記並不是要讓你「掌控」一切,而是透過不斷地紀錄與反思,幫助你認清
哪些事情可以掌控,那些則超出你的能力範圍。只要放下那些無法掌控的事,便可以將注
意力集中,專注於你有能力改變的事情上。
〔享受不完美〕
在執行筆記的過程中,有個很重要的心態就是要去「享受不完美」。不管你希望多麼有組
織,生活的本質其實是混亂且不可測的。瑞德.卡洛就說,子彈筆記的目的是要擁抱混亂
,而非抵抗混亂。換句話說,子彈筆記並不是一套「完美」的系統,讓你可以照表操課地
完成各種待辦事項。相反的,它是套很彈性的系統。你可以不斷試錯、修正,找到更適合
的操作模式。
同時在執行任務的過程中,也要抱持這樣享受不完美的態度。我們常常因為覺得不完美,
而破壞原有的計畫,浪費時間投入沒有生產力的行為,甚至引發許多的自我批評與厭惡。
但這樣的追求並不必要,因為完美只存在想像裡,不完美其實才是常態。很喜歡書中說的
:
接受自己不完美、有可能失敗,才能繼續往前走。
【總結】
最後來總結一下。首先,我們談了子彈筆記的系統,分享了它的四個核心群組和多元的列
點模式;接著是實作的部分,我們分享了「轉移反思」與「目標設定」的操作細節;最後
介紹了三個子彈筆記心法,分別是「審視為什麼」、「來點斯多葛」和「享受不完美」。
這邊也提醒一下:如果你去 Google 子彈筆記,應該會看到各種精美到爆的範本。但誠如
書中引用傑弗瑞.齊曼所說的這句話:「內容必須先於設計。缺乏內容的設計只是裝飾。
」子彈筆記是套非常彈性的系統,可以非常地個人化。因此,在設計時,唯一需要在意的
是你是否真的需要這樣的紀錄模式,不需要因為別人的模板看起來很美、很厲害就硬去模
仿哦!
【後記】
最後,來談談我的子彈筆記應用。我現在的時間管理主要是融合「子彈筆記」與「搞定」
這兩個系統。其實,我最早是參考電腦玩物的文章,在數位筆記 Evernote 上面搭建我的
子彈筆記系統的,之後才讀了這本書。平心而論,我的許多用法並不全符合書中的建議。
例如,這本書非常強調子彈筆記要「手寫」。瑞德.卡洛認為,在這個過度數位的連線時
代,手寫的子彈筆記可以幫助我們「離線」,進而找回自我的主動權。同時他也認為,透
過繁複的手寫轉移,可以讓我們更謹慎地思考什麼是真正重要的事。而數位筆記可以透過
複製來快速轉移的特性,反而會讓我們失去重新審視任務重要性的機會。當時我甚至在閱
讀筆記中寫了如下的想法:
https://imgur.com/EQn6VQz
當時的寫下的閱讀筆記
另外,由於使用 Evernote來紀錄還有列任務,這套系統中多元的「子彈」符號我反而沒
什麼機會用到。畢竟,我只要在數位筆記的不同區塊寫不同形式的內容就好。
不過,這幾年操作下來其實沒遭遇過到太大的問題。雖然不敢說是什麼時間管理大師,但
能在科技業工作之餘,每周更新部落格、社群與 Podcast,應該還是有點生產力的。所以
我很認同書末說的,操作子彈筆記的重點在於它在帶給你的感受與效用。只要能幫助自己
完成重要的事情,就是好方法!
https://imgur.com/nUgX3pZ
我的子彈筆記系統
這次寫心得,我反而發現許多心法層面的內容才是更重要的。許多當時沒那麼有感的地方
,這次重翻都一直點頭稱是。覺得初學時間管理時,總會沉陷於各種工具與方法。但後來
才發現,時間管理真正重要的不是管理時間,而是管理自己的心。對我來說,子彈筆記並
不僅僅是一套整理時間的系統,更是一套能幫助你整理自我內心的絕佳利器!希望大家都
能找到屬於自己的子彈筆記工作術啦!