事實經過：
五層樓的公寓，最近要作外牆防水
我是四樓住戶，負責找了廠商報價後
整理了報價單及每層要的支付的工程款總表，提供給各樓層住戶參考。
經過一個月，各樓層住戶都口頭同意施作，並且約好明天晚上由我統一收取30%訂金交給廠商，之後完工再收取剩餘費用。
（廠商報價單先支付30%訂金，完工驗收後再支付剩餘尾款）
問題：
該立怎麼樣的契約、收據或作什麼動作，來保障我與鄰居間的權益呢?
1.證明住戶有付給我訂金，我也有收到。
2.擔心完工後有鄰居拖欠或不付尾款，我這收錢對廠商的人會有麻煩。
先感謝各位幫 小弟/小妹 解惑或提出建議，如內容尚有不足，盼請提出需補充之處。