小弟任職的傳產公司算小有規模,員工數近1.5k。最近偶然和朋友聊到跨部門聯絡方式,
他說他們公司(科技業)是靠mail CC就好。
我們公司則是非常倚靠開立內部聯絡單,有時客人上午提供的的東西,要求下午就要簽回。
若對方主管比較能溝通的都會答應說先發mail,聯絡單後補,比較堅持原則的則就是要求
按規矩來,收到聯絡單才開始動作。到頭來我們這對外窗口常常被客戶質疑反應不夠快速,
客人等不了時就往上級打電話催進度催文件。
我負責的客戶在公司內的確算是惡名昭彰,也或許是可以搬出那句"客人是需要教育的"!
不過和朋友聊天當下也在思考這種聯絡單的方式是不是有改進空間:
1.文書作業繁雜:
Mail寄一次,正式聯絡單再寄一次,另外要再影印一份留底歸檔,
確保未來需要討(ㄔㄠˇ)論(ㄐㄧㄚˋ)時拿得出證據說:"我有開聯絡單喔!"
我曾經一段時間只留電子檔,後來就被前輩教訓說若不把紙本留底在該零件的專屬檔案夾
裡,你請假時其他人怎麼找得到?電腦壞了怎麼辦?
雖然我本身有靠網路工具直接同步備份至估狗雲端,可是還是被噹的啞口無言。
2.傳遞費時:
還可能碰到有人押件或文件在傳遞過程中莫名消失。