你好
我的第一份工作是業助，第二份工作也是業助，後來不知道第幾份工作也是業助XDDD
看到你這篇，好像看到當年的我自己，於是決定回個文，哈哈
我覺得身為業助，只有一件事情最重要：就是細心、細心、細心！
你現在剛進一週，覺得腦袋快爆炸了忙不過來內心崩潰是非常正常的事～
因為業助就是一個類似超商店員的位置，包山包海什麼都要做，節哀吧(不是這樣用)
我建議你這幾天上班皮都要繃緊一點，看來你的老闆一下子塞給你滿多東西的。
通常才進一週很少讓新人直接開發票......
以下提供我自己的作法給你參考：
1.電腦裡的記事本一定要隨時開著
有些上司/業務喜歡看似聊天實則口頭交代一堆待辦事項
我覺得紙筆寫字太慢，所以後來都把記事本開著，有講到什麼就趕快打字記下來。
一方面我也會把所有當天要做的事情key在記事本裡。
檔名就用日期，當天沒做完的事再另開一個新的隔天記事本記錄進去。
所以我電腦裡有超多月份資料夾......每份資料夾裡都有30個記事本Orz
2.常用聯絡資訊貼在辦公桌
好處是客人打電話來要找上司/業務時，比較不會手忙腳亂東找西找。
3.準備一套接電話SOP
你文內說聽不懂客人在說什麼，是因為講英文而聽不懂還是客戶問產品一問三不知？
如果是國貿術語的英文聽不懂，通常客人打來，是想問
報價(quotation/offer/price list)
船期(shipment date)-ETD/ETA
確認庫存(in stock有庫存/out of stock無庫存/EOL)等等
這部份我建議你上網搜尋一下國貿用語，或看看這個部落格-國際貿易輕鬆學
http://blog.sina.com.tw/aya_trade/
部落格文章有點久了但還是有參考價值。
如果是問產品一問三不知，那不用太擔心，這久了一定都會熟的，
上千種產品不可能每種都熱賣，先挑暢銷品來記。
你觀察一下業務在講產品時是怎麼講的？偷偷學起來。
跟客人講電話時，你目前處理方法正確，先記下對方資料再轉給業務。
不確定的事就不要跟客戶說，畢竟你現在還是新人。
記產品慢慢來沒關係，像我每次都換到不同產業，產品無法累積都要重記QQ
那如果是英文部份要回應的話，我是兩招打遍天下：
Hi! How are you?　ヽ(′∀`)ﾉ
OK. Let me check.　╮(╯∀╰)╭
盡量幫客人查查看他想問的東西，也是一種快速學習的方法～
不過報價部分要特別小心，我建議報價還是留給業務處理。
無法確定的事可以這樣回客戶：
Sorry, I'm not in charge of this part.
I will talk to my boss and get back to you soon.
客人打來的狀況有百百種，你可以先預想幾套萬用回應，會比客人打來才臨陣磨槍好
4.沒事就逛逛ERP系統
我用過正航、鼎新、oracle、SAP...
不知道貴司使用哪一種？不過基本上萬變不離其宗～
你不需要摸透整個系統，只要知道你負責的部份怎麼做就好。
同事在教你使用時，問同事一下看可否邊截圖邊教？
然後用WORD打成一份教學檔案，忘記時就可以看一下，就不需要一直問同事～
一直重複問會讓人覺得你到底有沒有在聽，印象容易變差。
不太建議教ERP系統時用紙筆記，要記的東西太多了啊～～
有時又只要按一個圖案就好，紙筆很難紀錄，截圖+註解存word比較容易記得住。
5.所有文件送出前檢查三遍
key訂單/invoice時要特別注意料號、金額、數量、payment term，尤其金額。
雖然大家都知道要注意但還是難免key錯，所以先訓練自己送出前檢查三遍。
你剛入行，動作慢一點沒關係，總比文件送出有錯誤再被退回好。
除了訂單以外的文件也是這樣處理，細心是可以訓練的。
結論：
做業助真的很吃力不討好啊！
建議你這一行待1~1.5年，再嘗試看看要不要轉國外業務。
一來業助要做的事情多又雜，二來升遷機會有限，薪水上不去。
如果不是耐心的人，這行會幹得很痛苦。
你念應外系的話，英文應該是有點底子，記得要持續精進英文！！
然後產業的話嘛...以後看要不要往科技業找。
傳產跟科技業我都待過～(雖然資歷還不是很深啦)
我自己的感覺傳產除了封閉外，做事也比較死腦筋，然後產品多到不行= =
科技業的風氣我比較喜歡，你以後要換工作可以參考看看。
以上都是個人心得分享，希望有幫到你。

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這篇不僅對新手業助有幫助，剛出社會的新鮮人也可以參考喔！有心了，讚一個！

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有看有推!

推用心～～

推，另外想推薦估狗的線上月曆，可以記每天要做的事還能用顏色分類～

樓上提到估狗月曆，我做國外業務時有特別標出各國節日節日到的時候他會提醒你，你就知道客人在放假，相當好用

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推推，謝謝分享！

真的 做業助記性又不好會很想死

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能做到這些的八成不會當業助了

推，很用心

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這篇有m的價值

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…專業 感謝分享

大家太捧場了，其實我真的是分享一些比較基本的方向

我公司有那本書 阿雅寫的國際貿易書 我還會翻來看很實用

業助要記的東西可以很多很雜，最重要的絕對是細心之所以建議業助做一兩年再嘗試看看要不要轉國外業務是因為業助跟業務要努力的方向不同，如果對貿易流程有基本了解，就可以試試業務了，否則業助真的薪水普遍不高

棒

謝謝分享！

很棒的分享！系統要熟練真的很重要，因為很多單據都要靠業助key，業務還是老闆反而不常用，只能自己練熟不然會很不方便><

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好文M

推推~~~謝謝a大的分享跟建議:))

可以請教如何從傳產業務轉到科技業嗎？隔行如隔山，感覺很不容易啊兩種產業薪水差很多嗎

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用心推，最近也在準備從業助開始> <

chou1101板友，傳產轉科技業的話，可以先從小型做消費性電子產品的公司找起，先累積產品的相關知識，也建議找有對國外客戶的，國內業務的話，我是覺得台灣市場太小，通路又被佔死死，開發業務什麼的就比較沒有了，國外業務還有機會做開發，對我來說比較有趣。產業薪水，我只能說北部高出太多，南部普遍22-30K(以業務專員而言)我是學士文科背景，北部有開到38K，我朋友碩士有到45K有外派的話當然就更高了

用心

很棒的分享

推 感謝分享

剛當業助前3個月真的很崩潰，覺得事情一堆要記，嚴重逃避上班 =_= 半年之後好很多很多很多未來希望也能夠轉科技，但怕科技業薪水比我現在的還低..另外不想轉業務，唯一擔心的就是自己一直掛著助理職，而且助理根本就被當秘書用Orz

好文給推!

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好文不推不行~

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推用心～

這篇對每個階段的工作者都很有用！用心才能把事做好！

我真的沒辦法做繁瑣的工作，難怪一開始去做業助都做不起來

我第一個錄取也是業助..兩周就被說不適合XD我也是覺得太繁瑣

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推，好用心的回覆。

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請問原po現在還做業助嗎

樓上，我現在沒做業助了喔！這是以前做業助的心得分享

推分享實用，我也做了6年的業助哈

推用心 將要當業助小緊張 看到這篇安心

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謝謝原po 目前也是剛上班一週的菜鳥業助看到這篇文章有努力的方向了！

畢業前一年有幸以實習生身分做了全職業助，真的很累！做什麼事跟原po都要很細心且動作都要快狠準，一開始不僅會被客人轟炸，還會被主管轟炸，做熟之後就換你轟炸別人了（？

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筆記本可以用evernote之類的，可以跨筆記查詢，換電腦也能用

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這篇好實用

太佛心了,謝謝你的分享。

推 好詳細

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你人真好

謝謝分享

業助王 4ni ?

用心推，剛開始做真的會很慌

推～有心！感同身受!謝謝分享