職場白領上班族幾乎都需要寫Email。有趣的是，學校從來沒教過。
因此部門新人進來都要教一次。而這是之前給新人訓練的課程內容。
擷取部分出來分享給有緣看到的版友。
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[為何職場Email重要]
一、職場上，時間很重要。
一封好的Email能讓讀信者在短時間內理解內容、並採取行動。實務上，有時
結構不良、長篇大論的Email會被閒置，等到有空再讀。如此一來處理時間就會拉長。
而讀信者的時間很寶貴，尤其是主管。因此節省讀信者的時間，就是節省自己的
時間。減少溝通時間成本，會讓工作更有效率。
二、展現個人能力
好的Email能展現寄件者的表達溝通能力，在層層轉寄中，有機會讓更其他主管
注意到。亦能提高他人與我們合作的意願。
[如何撰寫]
。確認主要收信者，來決定寫的內容跟角度
不同讀者有不同的資訊需求。通常來說，主管會比較需要結論、進度報告。
而同僚較常需要工作進度與細節。而客戶則有各自不同需求。
若同時寄給數人，分清楚何者為主要收件者，何者為副本收件者(cc)。
。預期達成目標
希望對方讀完信後採取的行動是甚麼? 依此給予不同的內容跟
行動重點(Action Point)
常見的有：
告知訊息 – 進度報告、現況說明
要求資訊 – 詢問進度、狀況、詢問資訊等
要求採取行動 – 同意提案、報帳、請假單等
徵詢意見 - 安排會議討論
。用結論、行動重點(Action Point)破題
讓讀者一眼就知道這封信是否重要。要花多少時間讀。細節或過程可以當
附錄參考。不要寫半天流水帳後才說結論。
[O] 關於XYZ專案，目前進度80%完成，預計可準時於T日前完成。 詳細進度如下...
[X] 關於XYZ專案，目前進度如下…(500字)。
[O] 對於OO任務，需要多一周時間。 原因如下…
[X] 因為……原因(500字)，OO任務需要更多時間。
。行動重點(Action Point)在信末再重複一次。
讀者的注意力通常集中在首段跟末段。
當內容超過3段，在末段重複行動重點，尤其是需要對方採取行動的信件類型。
[重要技巧]
。明確有意義的信件主旨
人們在看信件時，通常只掃過主旨來決定是否要看內文。
要讓讀者看到主旨，即可知道信件大方向。
內部信件可使用動詞或疑問句，加快讀信速度。
。在主旨使用標籤
讓讀者知道這是關於哪些類別的信，方便未來搜尋
用括號標註特定關鍵字，可以是專案名稱、客戶公司名、進度等
[TB101] 進度報告 ~20190105
[XX公司] 報價資訊
[Reviewed][CM] XX新聞稿 v.2
關鍵字必須對讀者有意義，不能只有自己懂。
。表明身分與目的
首次與陌生單位接觸時，開頭表明自己角色與寫這封信的目的。
例如: 我是來自哪個單位/部門的誰，寫這封信是想要請教關於某某問題。
有助於對方釐清狀況，降低反彈，提供適當訊息。
回信給工程師或者行銷人員，內容會大幅不同。
。一封信一主題
若有多個事項需討論，建議拆成不同信件，方便未來追蹤。
更換主旨。
若是信件往來討論中，偏離主旨，可將信件主旨更新為當前
討論議題。並在原信信末提到，會用新信件主旨延續討論，提醒對方。
。確保簡潔、易懂
使用條列式或者表單
- 確保資訊傳達準確，不需要當寫作文
一圖勝千言
- 有圖有真相。有時文字描述不如貼上一張圖。
注意縮寫
- 使用標準縮寫，不要自創。
- 寄給外部的信件儘量避免使用縮寫。
。 精準地傳遞訊息
主要收件人
- 行動重點(Action Point)的對象。
- 主要收件人只留任務負責人或者需要採取行動的人。
- 將其他人移動到副本cc
信件開頭提及主要收件人名字或稱呼，提高注意力。
副本(cc)僅是通知。定位是收信人知道即可。不需採取任何動作。
。 注意附件大小
信件附件若是過大，建議用成鏈結(link)供對方下載。
- 超過5MB的檔案
- 可確保文件的主動權(可隨時移除或更新)
- 國外網路不一定如台灣便利快速
注意版本控制
- 檔案名稱記得標上版本。
。 轉寄信件先檢查
轉寄(Fw)前刪除敏感或機密資料。
- 或許好幾封信前的信件內容有敏感資料，不適合轉寄，要刪除。
- 業界案例：公司機密資料不慎轉寄給客戶。
只留必要信件資訊再轉寄
- 縮短對方閱讀時間。
我們也可從對方轉寄信件中挖到寶。
。 口頭約定寫入Email
將口頭約定寫入Email寄給對方
- 表示我方慎重，認真對待這件事
- 避免對方忘記。有白紙黑字做紀錄(自保)
- Example:
如剛剛電話中所述，將於X月X日前由某方提供XX資訊。如有其他疑問，
請與我聯繫。
[千萬別犯的錯]
。注意情緒措辭
不要在信件內發火，除非是刻意而為
- 你不知道信件會被轉寄給誰看
- 個人情緒控管能力會被人留下不好印象
在情緒激動下寫信，最好忍住不發。
- 心情平復後再回頭看一次，會發現好險沒寄出去。
如果收到他人的怒火信，請心情氣和地回復，把重心拉回信件主旨。
。 假設信件一定會被轉寄
寫信時記得這件事。
- 公開表揚，私下(口頭)批評
- 確保寫的內容不會被拿來作文章。
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有興趣了解更多的可以推文，或者與我聯絡。