[分享] 如何時間管理?正確估算任務「所需時間」

作者: asasasasas (心生活運動)   2020-03-17 07:06:48
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「是不是我錯了 ,搞錯了!天灰了 ,雨下著, 凝望著, 你走了,都回不去了。」-周
興哲 〈怎麼了〉
不曉得你是否也常有以下兩種經驗:
制定了一些目標任務,也安排在每天待辦事項,自己也沒偷懶和逃避,但有些項目遲遲卡
關,進展有限。
跟朋友約好見面,卻突然被塞車卡住,造成遲到。
對一個重視時間管理的人來說,遇上上面兩種情況,真會讓人覺得很無奈與不解,很想知
道為什麼會變成這樣。「侯世達定律」提供了一個解答,讓我們知道自己並非唯一這樣的
人。
讓我們依序認識「侯世達定律」,並破解它帶來的盲點,進而能正確估算任務的「所需時
間」。
一、認識「侯世達定律」
什麼是「侯世達定律」?「侯世達定律」(Hofstadter’slaw)是由美國認知派學者侯世達
提出,內容是「人做事所花費的時間,總是會比你預期的長」。
「侯世達定律」的成因有以下幾個:
1.生理因素,因為興奮和期待讓腦細胞活躍,釋放的多巴胺產生時間可以變快的錯覺。人
在考慮即將進行的事項,會不自覺縮短了預期的時間,造成明顯與進行時的落差。
2.心理因素,因為「過度樂觀」和「優越偏見」造成不切實際,前者把計畫設想得太完美
,導致時間運用太夢幻;後者把自己的能力設想太好,覺得自己有超群的能力,或至少比
得上某個自己心中比擬的對象。
二、破解「侯世達定律」,正確估算任務的「所需時間」的方法
當我們對「侯世達定律」的成因有所認識後,該怎麼正確估算任務的「所需時間」呢?以
下有幾個方法可以參考:
1.分辨任務是「熟悉的」或「陌生的」
人們常在行動時發現很多「意外」,尤其是進行陌生的任務,耗神又費時的「意外」經常
接二連三,大量耗費時間和注意力,讓人筋疲力盡又失望驚恐。
歌手薛之謙〈意外〉有幾句歌詞:「明知這是一場意外你要不要來?明知這是一場重傷害
你會不會來?」陌生任務帶來的「無知意外」遠比「明知這是一場意外」更恐怖。
當我們制定任務時,如果能針對任務進行屬性區分,誤判的機率就能少很多。
2.一旦經過準備的就不再是「意外」,不妨多預想一些突發的情況
面對陌生的任務,或是一部分陌生,一部分熟悉的任務,「多準備」和「多想一些突發狀
況如何應對」是比較好的。
預計要到一個從沒去過的景觀餐廳享受個浪漫的下午茶,除了事先查好設定好導航、查詢
餐廳的營業時間、查過一些菜色和讀過一些分享之外,也可以先打通電話預訂(避免人太
多久候掃興),也可以避免不巧遇上店家臨時有事公休。
制定陌生的工作或讀書時間計畫,除了規劃哪天或哪個時段完成,保險一點不妨連備用時
間一併寫下(這比沒完成才開始思考什麼時間來補好)。
跟朋友或客戶約在一個不熟悉的地方小聚,不妨自己假想約定時間提前了一點,以免自己
臨時找不到路、遇到天氣狀況變化、當地道路整修或塞車等突發情況耽誤了。
面對陌生的任務,會遇到的意外往往比想像的多,所需的時間也是,多準備一點從容些。
正確估算任務的「所需時間」,能讓我們少一點因為「自以為」所帶來的挫折和失落。畢
竟,誰也不想滿懷希望到達了夢幻中的世外桃源(勾勒的任務和目標),卻發現大門深鎖(
意外),最終只能功虧一簣,滿懷無奈與落寞而歸。
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