作者:
shine465 (......)
2016-06-29 22:07:31各位先進大家好
關於履約管理想跟大家討教
由於我們單位開口合約眾多
每月結帳案子高達20-30件
而每件月結案都要製作本月叫貨的明細表(由廠商自己製作)
我於去年12月報到，接近關帳
那時幫忙核對這些明細表與契約規格、單價是否相符，真的是要瘋了
一個案件要核對好久，而且每一個廠商的格式都不相同
如果廠商製作的明細表沒出錯那就好，案子往下一關送
但是廠商如果做錯(很常發生)，就是退回修正
修正完又必須核對一次
一來一往相當費時費力，沒有效率可言
今年開始由我接管
我講求效率，同樣的案件不希望看兩次，
所以結帳方式變成明細表我製作
然後寄給廠商核對確認
如果沒問題，用完印連同發票送過來結帳
評估其成效
1.製作表單時間比核對所需時間還少
2.製作表單單位內部先檢查一次金額，寄送給廠商再核對，等於開發票前雙重確認
3.廠商送來明細及發票後案子就直接往下一關送，不用堆在我這裡
目前執行起來沒甚麼太大問題，廠商也欣然接受，但就是一個前輩看不過去
他的論點認為
1.廠商都不用自己來對帳了 (我做的明細不就是對帳用嗎?)
2.明細表錯誤，廠商也沒核對，按價開發票事後若有金額上的差距單位要負責
(給明細讓廠商核對了，發票也自己開的，怪機關?)
3.這也是我的爆點，說我 圖利廠商！(這到底哪裡圖利?為什麼不是服務廠商?)
今天他跟廠商說要廠商自己做，大家都要分攤
今天他跟同事們說我假會，根本圖利廠商
我氣炸了，是我的問題嗎?
我讓案件滾得快，錯了嗎?
我也可以照舊，讓四月結帳的案子到六月還沒跑完，還請廠商不要開發票
到時候再來說管理不佳，執行進度落後......
唉，我真的錯了嗎?
真的該由廠商製作，然後我們當老媽子在後面催催催嗎?
作者:
wands (麥香紅茶NN N )
2016-06-29 22:10:00因為你勇於任事 會顯得前輩太混 這在行政機關是大忌由承辦人初審或是總控管 減少錯誤發生 給個推
作者: cat1758 (貓之谷) 2016-06-29 22:29:00
推你認真負責～但做法不妥適,應建立廠商把事情做對的能力
作者:
maniaque (maniaque)
2016-06-29 22:30:00所以,若哪天錯了,責任在你身上,廠商直接就說... 阿都是誰誰誰算的,我就直接蓋章請款
作者: cat1758 (貓之谷) 2016-06-29 22:31:00
這樣是會養壞廠商的...對未來接手的人可能也是困擾！
作者: sways05 (hi hi) 2016-06-29 22:31:00
你開了先例 叫其他人怎麼混下去 公家機關的無奈
作者:
maniaque (maniaque)
2016-06-29 22:32:00你可以思考更方便的SOP 或者是報表格式,讓廠商無腦使用但不代表你覺得你做比較有效率,就攬起來自己做您自己也發現到格式一人一個調,那應該先從這邊著手直接把格式 xls 做好,全發出去,每人都是這種檔
作者: cat1758 (貓之谷) 2016-06-29 22:33:00
推m大的說法...原po原意雖好,但不建議責任自己扛
作者:
maniaque (maniaque)
2016-06-29 22:34:00沒用這個檔跑出來的,直接退件要是有的廠商看你辛苦,塞了個茶水錢感謝你你若也覺得沒啥,就收下來,哪天有人掀?總之,請從流程改善,而不是自己跳下來,搞清楚分際
作者: xxxxcat (...) 2016-06-29 22:39:00
推認真,但可注意幾點,廠商是否偷偷在其中幾頁動手腳,合約的經費概算或單價分析表是否本來就有編列請人製作明細表的相關費用了
作者: musicloud (韶雲) 2016-06-29 22:56:00
只要自己扛得起責任，也沒害到同事，不用管同事說什麼；但可考慮避免電郵往返或公文函送，以免出錯留把柄！
作者: black430 (夏夜晚楓) 2016-06-29 23:50:00
我的作法會是表格給廠商 確保制式規格好審查內容數據廠商先處理 審查退回時再給數據供參廠商要就給他參考 備註[機關很窮不想被坑最好仔細核對]
拍拍 公家機關就這樣 只怕責任會不會攬到自己身上 不在乎有沒有效率不過回到你的問題 誰做合約裡應該會有規定
作者:
maniaque (maniaque)
2016-06-30 07:09:00樓上沒發現,自己第三行,打了自己第一二行的臉???